POLITICAS
PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

I.                   
INFORMACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

 

La Persona
Jurídica que directamente o en asocio con otros, toma las decisiones sobre las
bases de datos y el tratamiento que se le da a las mismas es:

 

II.                 
APLICACIÓN Y MARCO REGULATORIO:

Fundamentados
en el artículo 15 de  la Constitución Política  de Colombia, en la Ley 1581 de
2012 y en los decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 886 de 2014 – hoy
contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto único 1074 de 2015,  que
desarrollaron el marco general de protección de datos en Colombia; GRUPO
DECOR S.A.S., ha implementado las presentes Políticas de Tratamiento de
Datos Personales por la cual se regirán todas las áreas de la compañía y los
terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos Personales suministrados
a GRUPO DECOR S.A.S., con el fin de respetar todos los derechos y
garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos
personales y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas
mencionadas.

 

III.               
GLOSARIO DE PALABRAS:

Las siguientes
palabras contenidas en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de GRUPO
DECOR S.A.S. deberán entenderse en el siguiente sentido:

Administrador: Tipo de usuario con pleno acceso a
todas las partes editables de la cuenta y que puede crear nuevas cuentas de
usuario, editar la información de facturación y cerrar la cuenta. Los
propietarios son los administradores por defecto, pero pueden agregar usuarios
adicionales como administradores.

 

Aviso de
Privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato,
generado por GRUPO DECOR S.A.S. dirigido al Titular para informarle que
le serán aplicables las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales,
como puede conocer su contenido, y que finalidad se dará a sus Datos
Personales.

Base de
Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de
Tratamiento, e incluye archivos físicos, electrónicos y automatizados.

Dato
Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a
varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato
Sensible:  Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado
del Tratamiento de datos personales: Son las personas naturales o Jurídicas
que por sí mismas o en asocio con otros, realicen el tratamiento de datos
personales por cuenta de GRUPO DECOR S.A.S.

Lista:
es la relación de cuentas de correo a la que vamos a enviar los Newsletter,
puede tener la estructura que se desee, podemos añadirle el nombre, un área de
interés, cualquier atributo que tengamos o queramos que nos rellene la persona
a la que enviemos el correo.

Lista
Flamingo: es un plugin de WordPress creado para ser un paquete total de
CRM. Con esta versión, puede administrar su lista de contactos y los mensajes
enviados a través del formulario de contacto plugins.

Landing
Page: es aquella página a la que un usuario llega luego de haber hecho
clic en un enlace, un banner, un anuncio de texto, incluso en los propios
resultados de búsqueda de cualquier buscador como lo es Google.

Mailchimp:
es una herramienta que provee servicios de email, esta herramienta cubre
múltiples aspectos del email marketing: permite utilizar plantillas
prediseñadas y diseñar plantillas nuevas para email, crear campañas,
newsletter, gestionar listas de clientes, crear formularios de inscripción a
listas, analizar los datos y reportes de los emails enviados para medir su impacto.

Newsletter:
Boletín electrónico en español, es una página de contenido que se suele recibir
de forma periódica en texto plano o en código html y que contiene información,
promoción comercial o publicidad de la página web que la emite.

Oficial de
Privacidad: Es la persona designada por GRUPO DECOR S.A.S. que tiene
como funciones, entre otras, la protección de los datos personales de los
titulares, la vigilancia y control de la aplicación de la presente Política de
tratamiento de Datos Personales y dar trámite a las solicitudes de los
titulares que quieran ejercer los derechos a que se refiere la ley 1581 de 2013
y el presente documento. El Oficial de Privacidad podrá tener otros cargos
dentro o fuera de GRUPO DECOR S.A.S. siempre y cuando cumpla de cabalmente
con las funciones encomendadas mediante contrato, manual de funciones del
oficial de privacidad o la ley 1581 de 2012.

Pluguin:
son herramientas que extienden la funcionalidad del WordPress.

 

Responsable
del Tratamiento de datos personales: GRUPO DECOR S.A.S. actúa como
responsable frente a todos los datos personales sobre los cuales decida
directamente que tratamiento les dará según las autorizaciones otorgadas por
los Titulares.

SAP:
(Systems, Applications, Products in Data Processing) es un software que puede
ayudar las compañías a integrar sus procesos de negocios ayudando a toda la
empresa a funcionar más ordenadamente. Los sistemas versátiles y modulares
pueden ser rápida y fácilmente adaptados a nuevos procesos de negocios de forma
que crezca su capacidad a medida que crece el negocio.

Suscriptor:
Alguien que ha optado estar en tu lista con el fin de recibir correos
electrónicos de parte tuya.

Unbounce:
es una herramienta que facilita la creación de landing, ya que de una manera
rápida y sencilla te permite crear páginas de destino.

Titular de
datos personales: Persona natural cuyos datos personales son objeto de
Tratamiento por parte de GRUPO DECOR S.A.S.

Las personas
que podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley son:

1.      
El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por
los distintos medios que le ponga a disposición GRUPO DECOR S.A.S.

2.      
Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad.

3.      
Los representantes en caso que el Titular sea menor de edad o por medio
de apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4.      
Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Tratamiento
de datos personales: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre
los Datos Personales que realice GRUPO DECOR S.A.S. o los Encargados del
Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.

Transferencia
de datos personales: Ocurrirá cuando GRUPO DECOR S.A.S. y/o los
Encargados, envíen los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es
responsable del Tratamiento y que puede estar ubicado en Colombia o en el
Exterior.

Transmisión
de datos personales: Es la comunicación de los Datos Personales a un
Encargado del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia, con el propósito que
este realice un Tratamiento por cuenta de GRUPO DECOR S.A.S.

Website:
es el lugar en Internet que cuentan con una dirección web única. Es decir un
Servidor que provee información a través del protocolo WWW.

WordPress:
es una plataforma donde puedes escribir, modificar artículos y crear una página
web o un blog. Worpress se usa para empezar tu propio sitio en Internet o
publicar tu propio blog en Internet.

 

IV.               
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

Se entiende
por finalidad el propósito para el cual han sido recolectados los datos de las
personas. El tratamiento y la finalidad que se dé a los datos personales por
parte de GRUPO DECOR S.A.S. y/o los encargados deberán ser los establecidos
en la respectiva autorización otorgada por el Titular; sin
embargo corresponderán a los mencionados a continuación.

Son algunas de
las finalidades generales que se da a los datos Personales tratados por GRUPO
DECOR S.A.S., dependiendo de la autorización otorgada por sus titulares,
las siguientes:

a)      
Suministrar información a través de los diferentes canales de
comunicación (física, electrónica y telefónica), relacionada con los productos
y/o servicios de la compañía, eventos, publicidad, promociones y novedades
dirigidas a todos nuestros usuarios de la página web, clientes, consumidores
finales y distribuidores.

 

b)     
Realizar estudios o investigación de mercado.

 

c)      
Enviar a todos nuestros clientes a través de los diferentes canales de
comunicación (física, electrónica y telefónica), información con respecto a las
relaciones comerciales y contractuales con la compañía, incluyendo el estado o
movimiento de cuenta, concerniente con las obligaciones a su cargo.

 

d)     
Enviar a todos nuestros proveedores a través de los diferentes canales
de comunicación (física, electrónica y telefónica), información con respecto a
las relaciones comerciales y contractuales con la compañía, así como las
invitaciones para licitar o enviar cotizaciones.

 

e)     
Recolectar, consultar y suministrar datos personales de los aspirantes a
cargos dentro de la Compañía, para el desarrollo de los procesos de selección
y/o contratación para su vinculación laboral.

 

f)       
Actualizar y conservar los datos personales de los empleados activos de
la compañía, para suministrar por cualquier canal de comunicación, la
información relacionada con su vinculación laboral.

 

g)      
La conservación de la historia laboral de los empleados inactivos de la
compañía y pensionados, y la actualización de sus datos personales, para la
atención a requerimientos por cualquier canal de comunicación, relacionados con
su vinculación laboral, así como la atención a requerimientos de entidades
Gubernamentales.

 

h)     
La conservación de datos personales en los servidores propios y/o
externos, con las medidas de seguridad necesarias para tal fin.

 

i)       
El suministro de los datos personales correspondientes a: nombre(s) y
apellido(s), dirección y número telefónico (fijo o móvil), a la empresa de
mensajería encargada de la distribución de información física y autorizada por
el Titular de los datos.

 

j)       
GRUPO DECOR S.A.S. cuenta con sistema de cámaras de video
grabación en diferentes puntos de la compañía, áreas administrativas, Centros
de remodelación y bodegas, para fines exclusivos de seguridad de las personas,
los bienes muebles y las instalaciones.

 

k)      
Cuando sea necesaria la subcontratación de un tercero para el
procesamiento y/o almacenamiento de datos personales, para el desarrollo de las
actividades de la compañía. El tercero deberá cumplir con los parámetros de
seguridad apropiados y contar con una política que garantice el correcto
tratamiento de datos personales, para las finalidades contratadas.

 

l)       
Los demás fines establecidos, comunicados y autorizados por el Titular
de datos personales, en los casos particulares o específicos, para el
desarrollo del objeto social de la compañía.

 

 

V.                 
DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 

Los Titulares
de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de GRUPO DECOR
S.A.S., tienen los siguientes derechos:

a)      
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos
los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el;

 

b)     
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a GRUPO DECOR S.A.S. salvo
cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

 

c)      
Ser informado por GRUPO DECOR S.A.S. o el Encargado del
Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos
Personales;

 

d)     
Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos
personales que hayan sido objeto de Tratamiento;

 

e)     
Solicitar a GRUPO DECOR S.A.S. la revocatoria de la autorización
y/o la supresión de sus Datos Personales, mediante presentación de reclamo
escrito de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el título VI
de la Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos:

1.      
Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.

2.      
Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad
para la cual fueron recolectados.

3.      
Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de
los fines para los que fueron recolectados.

La supresión
implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o
tratamientos realizados por GRUPO DECOR S.A.S.

La revocación de la
autorización o Supresión de los datos personales, podrá solicitarse sobre la
totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que
trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información, más
no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o
cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue.

 

V.I. Excepciones al Derecho
de revocatoria de la autorización y/o la supresión de Datos Personales

Es importante aclarar a los
Titulares de datos Personales cuya información repose en las bases de datos de GRUPO
DECOR S.A.S., que el derecho de cancelación no es absoluto y GRUPO DECOR
S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a)      
El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base
de datos.

b)     
La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o
administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y
persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c)      
Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público,
o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

V.II. Datos personales sensibles:

En términos generales, GRUPO
DECOR S.A.S. no realiza tratamiento de datos personales
sensibles, sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento
de los mismos siempre y cuando:

a)      
Medie autorización explícita del Titular a dicho
tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de
dicha autorización.

b)     
El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el
interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente
incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su
autorización.

c)      
El Tratamiento se refiera a datos que sean
necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en
un proceso judicial.

d)     
El Tratamiento tenga una finalidad histórica,
estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las
medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

V.III. Derechos de los Niños, Niñas y
Adolescentes:

En términos generales, GRUPO
DECOR S.A.S. no realiza tratamiento de datos personales de
Niños, Niñas y Adolescentes, sin embargo, en casos excepcionales, podrá
realizar el tratamiento de los mismos siempre y cuando:

a)      
Se trate de datos de naturaleza pública,

b)     
El tratamiento realizado por GRUPO DECOR
S.A.S. responda y respete el interés superior de los niños,
niñas y adolescentes.

c)      
El tratamiento realizado por GRUPO DECOR
S.A.S. asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

 

Una vez cumplidos los anteriores requisitos, el
representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la
autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión
que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para
entender el asunto.

 

VI.               
PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 

1.    PROCEDIMIENTO
DE CONSULTAS:

 

1.1. Derechos
Garantizados:

Mediante el
presente procedimiento, GRUPO DECOR S.A.S. y/o los Encargados,
garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos
o a sus causahabientes, el derecho de consultar toda la información contenida
en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su
identificación conforme se establece en el literal a) capítulo V de las
presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

 

1.2. Responsable
de atención de consultas:

El
responsable de atender estas solicitudes será el Oficial de privacidad de GRUPO
DECOR S.A.S. quien recibirá y dará trámite a las solicitudes que se
reciban, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la ley 1581 de
2012 y en las presentes políticas.

 

1.3. Medios
de Recepción de Solicitudes de Consulta:

El Titular
o sus causahabientes podrán remitir su consulta a la dirección de correo
electrónico protecciondatospersonales@grupodecor.com
o mediante presentación de solicitud escrita en nuestras oficinas ubicadas en
la Calle 66 No. 1N-20 de la ciudad de Cali.

 

1.4.
Requisitos Consulta:

La consulta dirigida a GRUPO DECOR S.A.S. deberá
contener como mínimo la siguiente información:

1.4.1.   Nombres y apellidos  del Titular y/o su representante y/o
causahabientes;

1.4.2.   Copia del documento de identidad del titular y/o su
representante y/o causahabientes;

1.4.3.   Lo que se pretende consultar;

1.4.4.   Dirección  física, electrónica y teléfono de contacto del
Titular y/o sus causahabientes o representantes;

1.4.5.   Firma, número de identificación y huella o procedimiento de
validación correspondiente.

 

 

 

1.4.6.   Haber sido presentada por los medios de consulta
habilitados por GRUPO DECOR S.A.S. y que se encuentran incorporados en
la presente Política para el tratamiento de datos personales.

 

1.5.   Plazos
de Respuesta a consultas:

Las
solicitudes recibidas mediante los anteriores medios, serán atendidas en un
término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su
recibo.

 

1.6.   Prórroga
del plazo de Respuesta:

En caso de
imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer plazo.

 

2.      
PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS:

 

2.1.  
Derechos Garantizados mediante el procedimiento de reclamos:

 

2.1.1   
Corrección o Actualización: GRUPO DECOR S.A.S. y/o los
Encargados, garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus
bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los
datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante presentación de
reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por
la ley o los señalados en el literal a) capítulo V de las presentes Políticas
de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente  la solicitud de
Corrección o Actualización.

 

2.1.2   
Revocatoria de la autorización o supresión de los datos Personales: GRUPO
DECOR S.A.S. y/o los Encargados, garantizan a los titulares de los datos
personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho
de solicitar la revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la
información contenida en su registro individual, o toda aquella que esté
vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros
establecidos por la ley o los señalados en el literal e) capítulo V de las
presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo se garantiza
el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de
la ley 1581 de 2012 o de las presentes Políticas de tratamiento de datos
personales.

 

2.2.  
Responsable de atención de Reclamos:

El responsable de atender los reclamos presentados por los
titulares será el Oficial de privacidad de GRUPO DECOR S.A.S. quien
recibirá y dará su respectivo trámite, en los términos, plazos y condiciones
establecidos en la ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.

 

2.3.   Medios
de Recepción y Requisitos legales de los Reclamos:

El Titular o sus causahabientes podrán remitir su reclamación
a la dirección de correo electrónico protecciondatospersonales@grupodecor.com
o mediante radicación escrita en nuestras oficinas ubicadas en la calle 66 No. 1N-20, barrio Calima de la ciudad de Cali.

Las
reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente
información:

2.3.1.  Nombre del
Titular y/o su representante y/o Causahabientes;

2.3.2.  Copia del
documento de identidad del Titular y/o su representante y/o Causahabientes;

2.3.3.  Descripción
de los hechos que dan lugar al reclamo;

2.3.4.  Dirección
Física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o su representante y/o
sus causahabientes;

2.3.5.  Documentos
que se quieran hacer valer;

2.3.6.  Firma y número de identificación;

2.3.7.  Haber
presentado la solicitud por los medios habilitados por GRUPO DECOR S.A.S.
enunciados en el numeral 2.3  del capítulo VI de las políticas de protección de
datos personales.  

 

2.4.       
Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales:

En caso
que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos
legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o
documentos faltantes.

 

2.5.       
Desistimiento del Reclamo:

Transcurridos
dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente
la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

2.6.       
Recepción de reclamos que no correspondan a la empresa:

En caso que GRUPO DECOR S.A.S. reciba un reclamo
dirigido a otra organización, dará traslado a quien corresponda en un término
máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al reclamante.

 

2.7.       
Inclusión de leyenda en la base
de datos:

Recibida
la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles
contados desde la recepción, GRUPO DECOR S.A.S. incluirá en la base de
datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda
"reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá
mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

2.8.       
Plazos de Respuesta a los Reclamos:

El término
máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

2.9.       
Prórroga del plazo de Respuesta:

Cuando no
fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al
interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.

 

2.10.    Procedimiento
de Supresión de Datos Personales:

En caso de
resultar procedente la supresión de los datos personales del titular de la base
de datos conforme a la reclamación presentada, GRUPO DECOR S.A.S.,
deberá realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no
permita la recuperación de la información, sin embargo, el Titular deberá tener
en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en
registros históricos por cumplimiento de deberes legales de la organización por
lo que su supresión versará frente al tratamiento activo de los mismos y de
acuerdo a la solicitud del titular.

 

VII.             
TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

 

En los casos
que GRUPO DECOR S.A.S. envíe o transfiera datos personales de titulares
que reposan en sus bases de datos a otro país, deberá contar con la
autorización del titular de la información que es objeto de transferencia.
Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de
dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este
sentido, los obligados a cumplir esta política deberán verificar que se cuenta
con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita
trasmitir sus datos personales.

La
transferencia Internacional de datos personales se realizará únicamente a
terceros con quien GRUPO DECOR S.A.S., tenga vínculo contractual,
comercial y/o legal.

 

VIII.           
ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
PERSONAL.

 

Los titulares de la
información que reposa en las bases de datos de GRUPO DECOR S.A.S.
aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del
presente documento y GRUPO DECOR S.A.S. podrá continuar realizando el
tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su
derecho de revocar o suprimir.

 

IX.               
OFICIAL DE PRIVACIDAD

 

De acuerdo al
artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe
designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos
personales” y que dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el
ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el decreto.

La función del
oficial de Privacidad o del área encargada de protección de datos de GRUPO DECOR
S.A.S., es velar por la implementación efectiva de las políticas y
procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la
implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la
compañía.

El oficial de privacidad
tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a
la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así
como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión
permanente.

X.                 
REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

 

De conformidad con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus
decretos reglamentarios, GRUPO DECOR S.A.S. deberá registrar sus bases
de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el
Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de
Industria y Comercio, de conformidad con el procedimiento estipulado por la
Circular 002 de 2015.

 

 

XI.               
DATOS Y TIPO DE BASES DE DATOS DE LA COMPAÑÍA

Datos:

La
Compañía maneja a través de sus bases de datos, información de clientes y/o
usuarios mediante la cual se puede identificar quienes se registran a través de
las plataformas virtuales (web y redes sociales), estos datos son almacenados
en una lista de cuentas de correo electrónico sin contenido de información
sensible en cuanto a su condición política, agremiación, tendencia sexual y/o
religiosa, o que corresponda a menores de edad.

 

Con
respecto a la información recaudada por la compañía para la vinculación laborar
de sus empleados o colaboradores, a través de su hoja de vida, documentos
anexos, entrevistas y desempeño laboral, ésta será manejada exclusivamente para
dichos fines laborales, así como lo pertinente para la respectiva afiliación a
las entidades encargadas de prestar servicios de salud, seguridad social y
recreación, tanto para él mismo como para su grupo familiar.

 

La
información o datos personales entregados por los proveedores de la compañía a
través de su registro, de igual manera, será empleada para uso exclusivo de las
relaciones comerciales y contractuales, así como para ser llamado para licitar
o cotización.

 

Tipo
de Bases de datos:

 

a)      
Bases de datos Automatizadas:

 

·        
Con Suscriptores y clientes: A
través del Mailchimp y SAP, la Compañía puede construir de manera automatizada
un contacto efectivo y de calidad con suscriptores, clientes potenciales y
efectivos para fomentar su fidelidad:

o   Los usuarios que se registran por medio del login del
website se encuentran en la tabla wp_users de la base de datos db_GRUPO DECOR.

o   Los usuarios que ingresan por medio de landings
manuales se encuentran en la tabla mails_landing all de la base de datos
db_GRUPO DECOR.

o   Los usuarios que ingresan por medio de un formulario
de contacto se encuentran en el escritorio de wordpress en la sección listas
flamingo.

o   Todos los registros de los formularios se encuentran
en diferentes listas de Mailchimp.

o   Los datos siempre permanecen en custodia en el
servidor.

 

Los clientes que se registran o cotizan en los centros
de remodelación a nivel nacional suministran los datos personales, los cuales
son almacenados en nuestro sistema SAP y mensualmente estos son guardados en la
plataforma de Mailchimp para realizar el envío de nuestra publicidad.

 

·        
Con proveedores: a través del sistema
SAP.

 

·        
Con Empleados activos, inactivos y
pensionados: a través del sistema SAP.

 

b)     
Base de Datos no automatizada: Aquella información obtenida de los
Titulares de los datos, de manera análoga o física, a través de los formularios
de la Compañía, como son:

o   Formulario de
suscripción revista concepto

o   Formato Hoja de
Vida

o   Formato
registro de proveedores

o   Formato
solicitud

o   Formato
solicitud de apertura y/o actualización cupo de crédito

o   Hojas de vida y
sus anexos

o   Formato de
solicitud de autorización para el Tratamiento de datos personales

 

c)      
Sistema biométrico para el registro del ingreso y salida de los
empleados o colaboradores de la compañía, o su identificación a través de la
carnetización.

 

d)     
Sistema de cámaras de video grabación para el monitoreo de seguridad
para las personas, los bienes muebles y las instalaciones de la compañía.

 

 

XII.             
ALCANCE Y FINALIDAD DE LAS AUTORIZACIONES OTORGADAS POR
LOS TITULARES

 

Por regla
general, se entenderá que el término de las autorizaciones sobre el uso de los
datos personales, será igual al término de la relación comercial o de la
vinculación con la compañía, y mientras se encuentre vigente el desarrollo del
objeto social de GRUPO DECOR S.A.S.

GRUPO DECOR
S.A.S. no podrá usar los datos personales de sus Titulares para objetivos
diferentes a los establecidos en el capítulo IV. de la presente
Política.

 

XIII.           
VIGENCIA DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Y DE LAS BASES DE DATOS.

 

La presente
política de tratamiento de datos personales rige a partir de junio de 2016 con vigencia indefinida que es
el termino estipulado en la Cámara de Comercio de Cali para el desarrollo del
objeto social de la empresa  y se encontrara a disposición de los titulares en
la página web: www.novacasacenter.com
 

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